Der Weg ist nicht das Ziel – aber entscheidend!

Warum ist ein Vorgehensmodell notwendig?

Ein häufig zu beobachtendes Phänomen in Unternehmen lässt sich mit dem folgenden Satz darstellen: "Wir haben ein Problem, wir brauchen ein Tool, das dieses Problem löst". Wird beim Einführen eines Redaktionssystems nach diesem Motto verfahren, ist die Chance sehr groß, dass das Projekt scheitert oder zumindest nicht den gewünschten Erfolg hat. Auch nach der Einführung des Systems sind dann häufig noch die Probleme vorhanden, die eigentlich beseitigt werden sollten.

Damit es gar nicht erst soweit kommt, ist es wichtig, sich von vorne herein darüber im klaren zu sein, wie ein solches Projekt ablaufen soll. Es wird sich nämlich schnell zeigen, dass im Projekt nicht nur die Entscheidung für ein neues Tool gefällt wird, sondern die meisten Arbeitsabläufe in der Redaktion werden sich ändern, ja das Schreiben der Dokumente selbst wird einen anderen Charakter annehmen.

Damit auf diesem Weg, der kompletten Reorganisation der Technischen Dokumentation im Unternehmen, alles wesentliche berücksichtigt wird, ist ein Vorgehensmodell erforderlich, dass alle Aspekte von vorneherein umfasst.

Die Schritte im Projekt

Bei diesem Vorgehensmodell lassen sich drei Hauptphasen unterscheiden.

Phase 1	Projektdefinition Ergebnis ist das Lastenheft und eine Migrationsstrategie
Phase 2	Systemauswahl und Pilotprojekt Ergebnis ist die Entscheidung für ein System und eine genaue Vorstellungen der notwendigen Anpassungen, damit das System in der Breite eingeführt werden kann.
Phase 3	Umsetzung der Anpassungen und Einführung des Systems

Phase 1: Projektdefinition

Aufgaben in Phase 1:

Aktuelle Probleme definieren - warum wird ein neues System benötigt?

Projektteam bilden

• Welche Rollen müssen besetzt werden?
• Wie gross muss das Team sein?
• Einbinden der "übrigen" Redaktionsmitarbeiter

Ziele definieren

• Qualitätsziele
  Soll die Dokumentation inhaltlich und strukturell verändert/verbessert werden oder ist der Status quo in Ordnung?
• Rationalisierungsziele
  Was darf das System denn kosten, damit es sich noch rechnet?
  Welche Probleme zwingen zum Umstieg auf ein neues System?
• Zeitliche Ziele

Lastenheft erstellen

Das Lastenheft dient als Basis für die Angebote verschiedener Anbieter von Redaktionssystemen. Die Vollständigkeit und Klarheit des Lastenhefts bestimmen, ob die Angebote, die auf Basis des Lastenheftes erstellt wurden, auch tatsächlich vergleichbar sind. Im Rahmen der Erstellung des Lastenheftes muss auch über mögliche Veränderungen an der bisherigen Dokumentationen, ihrer Struktur und über Änderungen am Prozess der Dokumentationserstellung entschieden werden.

Migrationsstrategie für die bestehende Dokumentation erarbeiten. Möglichkeiten sind z. B.

• nur neue Dokumente in das neue System aufnehmen
• teilweise Übernahme der bestehenden Dokumente (manuell oder teilautomatisiert)
• komplette Umstellung der bestehenden Dokumentation

Phase 2: Systemauswahl und Pilotprojekt

Aufgaben in Phase 2:

• Anbieter auswählen, Angebote einholen Vorauswahl der relevanten Anbieter
• Demonstration der verbliebenen relevanten Anbieter auf Basis des Lastenheftes.
  Die Demonstration muss beantworten, wie die Anforderungen des Lastenheftes mit dem System gelöst werden können
• Entscheidung für ein System.
• Pilotprojekt durchführen
  Das Pilotprojekt kann häufig auf Basis einer Standardumgebung geschehen, über die viele Redaktionssysteme verfügen. Anhand der Erfahrungen, die hier gesammelt werden, kann dann präzise definiert werden, welche Anpassungen am System noch erforderlich sind.

Phase 3: Umsetzung der Anpassungen und Einführung des Systems

Aufgaben in Phase 3:

• Anforderungen umsetzen
• System in der Breite einführen
• Einbinden der "übrigen" Redaktionsmitarbeiter
  • Erstellung neuer Dokumentationen mit dem System

Download

Die Vortragsfolien zum Download (PDF, 600 KB)