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Typische Fragen

Hier geben wir Antworten auf die Fragen, die im Zusammenhang mit den wichtigsten Themen rund um die Technische Dokumentation, Redaktion und Illustration auftreten:


Kosten sparen?!

Ihre Fragen zu Kostenersparnis

Sie möchten bei der technischen Dokumentation Kosten reduzieren? Die Übersetzungskosten laufen Ihnen aus dem Ruder? Unterschätzen Sie häufig den Aufwand für die Erstellung oder Überarbeitung einer Dokumentation?

 

Unsere Antwort

Um Übersetzungskosten zu reduzieren, haben wir folgende Ansatzpunkte:

Liegen die deutschen Texte fertig zur Übersetzung vor, so können wir dafür sorgen, dass Sie bei der Übersetzung mit einem Translation-Memory-System für 100%-Matches – die bereits vorher übersetzten Texte – nichts mehr bezahlen müssen.

Müssen Sie in viele Sprachen übersetzen und ist gleichzeitig der Umfang Ihrer Dokumente groß, kann es sich rechnen, die deutschen Texte im Hinblick auf die Übersetzung zu überarbeiten. Folgendes können wir in diesem Fall tun:

  • Textumfang reduzieren – selbstverständlich bei gleichbleibendem Inhalt
  • Modularisieren des Textes und Wiederverwenden der Textbausteine
  • Texte bearbeiten, sodass sie einfach zu übersetzen sind
  • Terminologie systematisieren

Um Projektkapazitäten gut planen zu können, schlagen wir Folgendes vor:

  • ARAKonzept mit seiner vordefinierten Dokumentstruktur und seinem klaren Vorgehensmodell ermöglicht sehr einfach eine konkrete Aufwandsabschätzung.

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CD erstellen

Ihre Fragen zum Erstellen von CD's

Sie erstellen Technische Dokumentation für Maschinen und Anlagen? Sie müssen umfangreiche Zulieferdokumentation integrieren? Sie wollen die gesamte Dokumentation auf CD an Ihren Kunden liefern – das alles auch noch in vielen Sprachen? Viel kosten darf es aber nicht?

 

Unsere Antwort

Um dies alles zu leisten, sind die richtigen Tools erforderlich. Am Markt gibt es sehr unterschiedliche Ansätze, um diese Anforderungen umzusetzen – viele davon sind relativ aufwendig und teuer, manche aber auch preiswert zu haben.

Das können wir für Sie tun:

Wir können Ihre Anforderungen analysieren und auf Basis unserer umfangreichen Toolkenntnisse mit Ihnen gemeinsam die für Sie passende Lösung finden.

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Author-it

Ihre Fragen zu Author-it

Sie suchen ein vollwertiges, sehr preiswertes Redaktionssystem, das sämtliche Inhalte im XML-Format zur Verfügung stellt? Sie suchen ein Cloud-basiertes Redaktionssystem? Damit Sie jederzeit weltweit auf Ihre Inhalte zugreifen können?

 

Unsere Antwort

Wir empfehlen Ihnen Author-it. Natürlich gibt es Bereiche, in denen andere Systeme klare Vorteile haben – dies ist angesichts des Preissegmentes selbstverständlich. Umgekehrt gibt es Bereiche, für die Author-it Lösungen anbietet, die bei keinem anderen System vergleichbar zu finden sind. Wir setzen Author-it für Technische Dokumentationen in verschiedenen Projekten intensiv ein, sowohl im Bereich der Software-Dokumentation als auch im Maschinenbau.

Wir kennen die Stärken und Schwächen von Author-it und wissen auch, wann es nicht die richtige Lösung ist. Zu unserem Selbstverständnis gehört die Neutralität: Wir verkaufen Author-it nicht, wir setzen es nur dort ein, wo es sinnvoll ist!

Das können wir für Sie tun:

  • Analysieren, ob Author-it für Sie eine sinnvolle Lösung darstellen könnte oder ein anderes System doch Vorteile hätte
  • Author-it installieren und konfigurieren
  • Author-it-Templates und Author-it-Vorlagen erstellen
  • Author-it vorkonfektionieren – basierend auf ARAKonzept – fix und fertig für die Anforderungen im Maschinenbau oder der Softwaredokumentation eingerichtet
  • Schulungen durchführen
  • Musterdokumentationen in Author-it entwickeln
  • Ihre aktuellen Bestandsdokumentationen nach Author-it überführen

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Nutzen des Internetauftritts steigern

Ihre Fragen zur Steigerung des Nutzens eines Internetauftritts

Ihre Internetpräsenz soll für Ihre Kunden einen echten Nutzen liefern? Sie möchten umfangreiche sachliche Inhalte leicht verständlich präsentieren? Sie wollen, dass Ihr Support entlastet wird, indem Sie Support durch die Informationen auf Ihrer Website liefern? Sie möchten durch Ihre Website Kaufentscheidungen ermöglichen? Sie möchten wissen, ob Ihr Webdesign auch wirklich funktioniert?

 

Unsere Antwort

Damit Ihre Kunden die gesuchten Informationen auch schnell finden, können wir mit Hilfe einer Frageninventur und Use Cases die Struktur Ihrer Website in Bezug auf Nutzbarkeit prüfen und Veränderungsbedarf erkennen. Die Gestaltung optimieren wir für Sie in Hinblick auf Ergonomie und Usability auf Basis der Erkenntnisse aus der kognitiven Psychologie.

Das können wir für Sie tun:

  • Besuchen Sie unsere ARAKonzept-Schulungen. Lernen Sie Dokumente zu erstellen, die nachweislich funktionieren.
  • Nutzen Sie unsere Beratungsleistung. Lassen Sie uns gemeinsam Ihre Internetpräsenz analysieren und eine Optimierungsstrategie ausarbeiten.

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Maschinenrichtlinie erfüllen

Ihre Fragen zur Erfüllung von Maschinenrichtlinien

Sie sind nicht sicher, ob Ihre Betriebsanleitungen die Anforderungen der Maschinenrichtlinie erfüllen?

 

Unsere Antwort

Wir überprüfen Ihre Betriebsanleitungen und liefern Ihnen im Prüfbericht eine Vorgabe für die Umsetzung.

Sollte Ihre Betriebsanleitung komplett neu aufzusetzen sein – mit ARAKonzept können wir Ihnen Folgendes zur Verfügung stellen:

  • eine an der Maschinerichtlinie und der ANSI Z535.6 orientierte Struktur der Betriebsanleitung
  • diverse Muster für die konkrete Umsetzung der Betriebsanleitung
  • Muster für strukturierte Sicherheitshinweise nach ANSI Z535.6
  • eine Systematik für die Dokumentation der Beziehungen zwischen Risikobeurteilung und Sicherheitsinformationen

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Average Handling Time (AHT) reduzieren

Ihre Fragen zu Average Handling Time (AHT) reduzieren

Sie betreiben ein Call-Center und wollen die Effizienz der Call-Center-Agents steigern? Ihre Mitarbeiter müssen auf vielfältige auch komplexe Fragestellungen schnell und kompetent Antworten könnnen? Sie erstellen die Informationen, die den Call-Center-Agents die Antwort ermöglichen?

 

Unsere Antwort

In diesen Fällen können wir Ihnen helfen, die Informationen so aufzubereiten, dass Ihre Mitarbeiter sie sofort verstehen und damit Ihren Kunden die richtige Auskunft geben – und zwar schnell. Wie das geht? Mit ARAKonzept. Der Effekt? Unsere Kunden berichten von einer Reduzierung der Average Handling Time um bis zu 10 Prozent.

Das können wir für Sie tun:

  • Wir überarbeiten Ihre Informationen für die Call-Center-Agents so, dass diese funktionieren.
  • Wir schulen Ihre Mitarbeiter in ARAKonzept.

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Single Source Publishing

Ihre Fragen zu Single Source Publishing

Müssen Sie für Ihre Technische Dokumentation neben Papier auch noch andere Medien bedienen, z. B. eine kontextsensitive Hilfe für Ihre Produkte? Sollen die Inhalte Ihrer Dokumente auch noch im Wissenspool auf Ihrer Website nutzbar sein? Sollen die Inhalte nur einmal geschrieben werden und dann für die unterschiedlichsten Ausgaben genutzt werden? Sollen die Inhalte möglichst schnell aktualisiert werden können?

 

Unsere Antwort

Um dies zu leisten, müssen mehrere Aspekte zusammenkommen:

  • Die Inhalte müssen methodisch entsprechend einem Topic-orientierten Ansatz erstellt sein.
  • Es müssen Tools zum Einsatz kommen, die das Single Source Publishing (auch Multi Channel Publishing genannt) unterstützen. Auch der Übersetzungsprozess muss auf die Anforderungen abgestimmt sein.

Das können wir für Sie tun:

  • Wir überarbeiten Ihre Dokumente, sodass sie die Anforderungen an das Single Source Publishing bzw. Multi Channel Publishing erfüllen. Hierbei kommt ARAKonzept zum Einsatz.
  • Wir wählen mit Ihnen das passende Tool aus (von der Editier- und Publikationsumgebung bis hin zum Content Management System), erstellen die notwendigen Templates und Vorlagen, passen die Systeme an, sodass sie in Ihrer Umgebung optimal eingesetzt werden können.
  • Wir konzipieren mit Ihnen den Erstellungs- und Übersetzungsprozess, sodass Änderungen und Ergänzungen schnell durchgeführt werden können. In allen Sprachen, die Sie benötigen.

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Nutzen des Intranets steigern

Ihre Fragen zur Steigerung des Nutzens des Intranets

Sie wollen, dass die Mitarbeiter das Intranet auch wirklich nutzen, schneller Informationen im Intranet finden und die Informationen dann auch so klar sind, dass Ihre Mitarbeiter diese auch sofort umsetzen können?

 

Unsere Antwort

Mit Hilfe einer Frageninventur und Use Cases können wir die Struktur der Website so entwickeln, dass die Mitarbeiter schnell die benötigten Informationen finden – auch in umfangreichen Intranets. Die Gestaltung optimieren wir hinsichtlich Ergonomie und Usability auf Basis der Erkenntnisse der kognitiven Psychologie.

Das können wir für Sie tun:

  • Besuchen Sie unsere ARAKonzept Schulungen und lernen Sie Dokumente zu erstellen, die nachweislich funktionieren.
  • Nutzen Sie unsere Beratungsleistung. Lassen Sie uns gemeinsam Ihre Intranetpräsenz analysieren und eine Optimierungsstrategie ausarbeiten.

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Ein Redaktionssystem einführen

Ihre Fragen zur Einführung eines Redaktions-Systems

Ihre aktuelle Redaktionsumgebung erfüllt nicht mehr Ihre Anforderungen? Sie müssen umfangreiche Technische Dokumentationen erstellen? Sie müssen in viele Sprachen übersetzen? Sie müssen viele Varianten liefern? Viele Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen erstellen Dokumentation? Die Autoren sind verteilt über mehrere Standorte?

Wenn Sie eine oder mehrere dieser Fragen mit "ja" beantworten, könnte ein Redaktionssystem Sie bei der Bewältigung Ihrer Aufgaben unterstützen.

Wir helfen Ihnen, die folgenden Fragen zu beantworten:

  • Benötige ich ein Redaktionssystem?
  • Welches System ist das richtige, passt optimal zu meinen Anforderungen und zu meinem Budget?
  • Wie gehe ich vor, wenn ich ein System einführen möchte?

 

Unsere Antwort

In vielen Projekten haben wir ein Vorgehensmodell entwickelt, das bezogen auf Ihre Bedürfnisse zum passenden System führt. Und zu einer schnellen Systemeinführung beiträgt.

Die Systemeinführung begleiten wir und helfen Ihnen, das neue System schnell und zielgerichtet in den Produktivbetrieb zu überführen.

Das können wir für Sie tun:

  • Lastenheft erstellen
  • Systemauswahl moderieren
  • Präferenzmatrix aufbauen
  • System einführen
  • Musterdokumentation erstellen

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Terminologie systematisieren

Ihre Fragen zum Systematisieren von Terminologie

Sie wollen die Verständlichkeit Ihrer Dokumente in allen Sprachen erhöhen? Schluss machen mit dem Kauderwelsch, in dem gleiche Baugruppen oder Softwaremodule dauernd anders bezeichnet werden, und das in 15 Sprachen?

Unsere Antwort

Dann ist es an der Zeit, mit der Terminologiearbeit zu beginnen. Wir können Sie dabei folgendermaßen unterstützen:

  • Argumente für die interne Überzeugungsarbeit liefern
  • den Prozess definieren und Sie bei der internen Umsetzung unterstützen
  • die passenden Tools einrichten und zur Verfügung stellen
  • im Rahmen von Übersetzungsprojekten Terminologiepflege übernehmen

Ein preiswertes Tool

Ihre Fragen zu preiswerten Tools

Sie denken, dass Sie zu einem anderen Tool für Texterstellung, Grafikerstellung und/oder Übersetzung wechseln sollten? Das neue Tool sollte aber in Ihr knappes Budget passen?

Unsere Antwort

In diesem Fall bieten wir Ihnen Folgendes an:

  • Sie beschreiben, wie Sie aktuell arbeiten und warum Sie an eine Änderung denken – wir hören Ihnen zu.
  • Wir sagen Ihnen, wie eine adäquate Tool- oder Systemlösung aussehen könnte.
  • Wir stellen Ihnen die Funktionen dieses Tools vor und zeigen die Kosten einer Umstellung auf.

Sollten Sie beabsichtigen, nicht nur das Tool zu wechseln, sondern die Dokumentationserstellung insgesamt zu verschlanken, um dadurch Kosten zu sparen: Verwenden Sie für dieses Tool unsere ARAKonzept-Vorkonfigurationen.


In viele Sprachen übersetzen

Ihre Fragen zum Übersetzen in viele Sprachen

Sie müssen in viele Sprachen übersetzen, gleichzeitig ist Ihre Dokumentation sehr umfangreich? In dieser Situation müssen Sie Übersetzungskosten sparen?

 

Unsere Antwort

Um Übersetzungskosten zu reduzieren, haben wir folgende Ansatzpunkte:

Liegen die deutschen Texte fertig zur Übersetzung vor, so können wir den Übersetzungsprozess so einrichten, dass Sie bei der Übersetzung mit einem Translation Memory System für 100%-Matches – die bereits vorher übersetzten Texte – nichts mehr bezahlen müssen. Ohne Einbußen bei der Qualität der Übersetzung.

Bei großem Umfang der Dokumente und vielen Sprachen kann es sich außerdem rechnen, die deutschen Texte im Hinblick auf die Übersetzung zu überarbeiten. Folgendes können wir in diesem Fall tun:

  • Textumfang reduzieren – selbstverständlich bei gleichbleibendem Inhalt
  • Text modularisieren und Textbausteine wiederverwenden
  • Texte bearbeiten, sodass sie einfach zu übersetzen sind
  • Terminologie systematisieren

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Call-Center-Agent-Rückfragen reduzieren

Ihre Fragen zu Call-Center-Agent-Rückfragen reduzieren

Ihre Call-Center-Agents kennen oft nicht die Antwort auf die Fragen Ihrer Kunden und wenden sich dann an den Second Level Support? Sie kämpfen mit unvollständigen oder falschen Informationen, die die Call-Center-Agents an Ihre Kunden erteilen?

 

Unsere Antwort

Zwei Ursachen können für diese Probleme verantwortlich sein:

  • unzureichend qualifizierte oder geschulte Call-Center-Agents
  • schlecht aufbereitete Informationen für die Call-Center-Agents, also Informationen, die schwer verständlich, falsch oder unvollständig sind

In beiden Fällen ist die Aufbereitung der Informationen, die die Call-Center-Agents an Ihre Kunden weitergeben, von entscheidender Bedeutung. Eine Schulung der Mitarbeiter kann nur dann erfolgreich sein, wenn die Informationen, die vermittelt werden sollen, richtig, vollständig und leicht verständlich sind.

Wir können Ihre Informationen so aufbereiten, dass sie richtig, vollständig und leicht verständlich sind. Wie das geht? Mit ARAKonzept. Der Effekt? Unsere Kunden berichten von einer Reduzierung der Call-Center-Agent-Rückfragen um bis zu 30 Prozent.

Das können wir für Sie tun:

  • Wir überarbeiten Ihre Informationen für die Call-Center-Agents, sodass diese richtig, vollständig und leicht verständlich sind. Oder kurz: dass sie funktionieren.
  • Wir schulen Ihre Mitarbeiter, die die Informationen erstellen, in der ARAKonzept-Methode.

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Nutzen steigern

Ihre Fragen zur Nutzensteigerung

Sie wollen mit Ihrer Dokumentation nicht nur gesetzliche Verpflichtungen erfüllen, sondern die Qualität und Wertigkeit Ihres Produktes steigern? Sie wollen, dass der Anwender die Dokumentation immer dann zur Verfügung hat, wenn er sie benötigt?

 

Unsere Antwort

Sie benötigen auf jeden Fall eine funktionierende Produktdokumentation. Dokumente, die "funktionieren", erfüllen ihren Zweck:

  • Sie befähigen den Anwender, das Produkt optimal zu verwenden.
  • Sie erfüllen selbstverständlich einschlägige Normen und Richlinienanforderungen, z. B. Maschinenrichtline, EMV-Richtline, ATEX-Produktrichtlinie.

Und sie sind so aufgebaut, dass der Anwender die notwendige Information schnell findet und nicht nach langem Suchen entnervt doch den Service anruft.

Darüber hinaus lassen sich solche Dokumente auch problemlos in unterschiedlichen Formaten präsentieren, z. B. als gedrucktes Dokument, als kontextsensitive Hilfe in Ihrem Produkt oder als Wissensdatenbank als Bestandteil Ihrer Internetpräsenz – mit anderen Worten, sie ermöglichen sogenanntes Multi Channel Publishing.

Wir konzipieren Dokumente, die 100%-ig funktionieren und die meist noch kürzer sind als die entsprechende Originaldokumentation. Dies geschieht durch ein Konzept, das die Zielgruppe und den Zweck der Dokumentation in den absoluten Mittelpunkt stellt und zusätzlich einen Topic-orientierten Aufbau sicherstellt – ARAKonzept.

Damit Sie selbst solche Dokumente erstellen können, bieten wir Schulungen an, die Ihnen dieses Konzept vermitteln.

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Gleicher Inhalt – weniger Text

Ihre Fragen zu "gleicher Inhalt – weniger Text"

Die Übersetzungskosten laufen Ihnen aus dem Ruder, weil sehr viel zu übersetzen ist? Ihre Kunden kommen mit der Flut Ihrer Dokumente nicht mehr klar, weil sie nichts mehr finden? Die Produktionskosten der Handbücher steigen wegen des Umfangs? Die Überarbeitung Ihrer Dokumente dauert immer länger?

 

Unsere Antwort

Wir kürzen die Dokumente bei gleichem Inhalt um mindestens 30%, im Einzelfall auch um mehr. Wie das geht? Nun:

  • Informationen 100%-ig an Zielgruppe und Zweck des Dokuments anpassen, überflüssige Information aussortieren
  • jede Information – wirklich jede – auf Notwendigkeit hinterfragen, auch Sicherheitshinweise
  • knappe Formulierung wählen, Informationen insbesondere tabellarisch und in Listen aufbereiten
  • mehr Informationen durch Illustrationen ausdrücken

Ergebnis dieses Konzepts:

  • höhere Anwenderakzeptanz
  • niedrigere Übersetzungskosten
  • niedrigere Produktionskosten
  • schnellere Bearbeitung

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Unterstützung für die Redaktion

Ihre Fragen zu Unterstützung für die Redaktion

Sie suchen Unterstützung für Ihre technische Redaktion in einem Vor-Ort-Einsatz? Benötigen Ressourcen für die Dokumentationserstellung oder Grafikbearbeitung? Oder ein Template für Word, FrameMaker, InDesign, QuickSilver? Oder möchten Sie eine Author-it-Datenbank neu einrichten?

 

Unsere Antwort

In all diesen Fällen können wir Sie unterstützen. Hierbei richten wir uns ganz nach Ihren Bedürfnissen und Erwartungen. In den Projekten sind ganz unterschiedliche Modelle möglich – vom unterstützenden Vor-Ort-Einsatz in Ihrer Redaktion bis zur kompletten Projektabwicklung durch uns. Mit allen Zwischenvarianten.

Darüber hinaus können Sie erwarten, dass wir Sie auf alle Themen hinweisen, bei denen wir aufgrund unserer Erfahrung noch Optimierungspotenziale sehen. Wäre vielleicht ein Redaktionssystem lohnend? Oder kostet das zuviel? Mit Author-it ist beispielsweise ein sehr preiswerter Einstig in die Welt der Redaktionssysteme möglich.

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Servicekosten reduzieren

Ihre Fragen zu Servicekosten reduzieren

Sie möchten die Rückfragen an Ihren Service reduzieren? Oder Serviceanfragen abrechnen können?

 

Unsere Antwort

Sie benötigen auf jeden Fall eine funktionierende Anwenderdokumentation. Dokumente, die "funktionieren", erfüllen ihren Zweck:

  • Sie befähigen den Anwender, das Produkt optimal zu verwenden.
  • Sie stellen sicher, dass der Anwender weiß, welche Wartungsarbeiten wann erledigt werden müssen.
  • Sie erfüllen selbstverständlich einschlägige Normen und Richlinienanforderungen, z. B. Maschinenrichtline, EMV-Richtline, ATEX-Produktrichtlinie.
  • Sie sind so aufgebaut, dass der Anwender die notwendige Information schnell findet und nicht nach langem Suchen entnervt doch den Service anruft.

Wir konzipieren Dokumente, die 100%-ig funktionieren und die meist noch kürzer sind als die entsprechende Originaldokumentation. Dies geschieht durch ein Konzept, das die Zielgruppe und den Zweck der Dokumentation in den Mittelpunkt stellt – ARAKonzept.

Damit Sie selbst solche Dokumente erstellen können, bieten wir Schulungen an, die Ihnen dieses Konzept vermitteln.


User Assistance erstellen

Ihre Fragen zu User Assistance erstellen

Müssen Sie kontextsensitive Hilfen für Ihre Produkte erstellen? Wollen Sie Web-basierte Applikationen mit User Assistance Funktionen anreichern? Sollen Ihre Kunden in der Lage sein, die von Ihnen erstellte Hilfe um eigene Informationen zu ergänzen?

 

Unsere Antwort

Um dies zu leisten, müssen mehrere Aspekte zusammen kommen:

  • Die Inhalte müssen methodisch entsprechend einem Topic-orientierten Ansatz erstellt sein.
  • Es müssen Tools zum Einsatz kommen, die die benötigten Formate erstellen können und für die weiteren Anforderungen die richtigen Lösungen bereithalten.
  • Der Prozess wie die kontextsensitive Anbindung zwischen Applikation und Hilfe stattzufinden hat, muss zwischen der Entwicklung und der Dokumentation festgelegt werden. 

Das können wir für Sie tun:

  • Wir überarbeiten Ihre Dokumente so, dass sie die Anforderungen an das Single Source Publishing bzw. Multi Channel Publishing erfüllen – hierbei kommt ARAKonzept zum Einsatz.
  • Wir wählen mit Ihnen das passende Tool aus (von der Editier- und Publikationsumgebung bis hin zum Content Management System), erstellen die notwendigen Templates und Vorlagen, passen die Systeme an, sodass diese in Ihrer Umgebung optimal eingesetzt werden können.
  • Wir stimmen mit Ihnen den Prozess für die kontextsensitive Anbindung an Ihre Applikation ab.
  • Wir konzipieren mit Ihnen den Erstellungs- und Übersetzungsprozess, sodass Änderungen und Ergänzungen schnell durchgeführt werden können, in allen Sprachen, die Sie benötigen.

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Übersetzungsgerecht schreiben

Ihre Fragen zu übersetzungsgerechtem Schreiben

Sie wollen Ihre deutschen Texte so verändern, dass die Übersetzer ein leichteres Spiel haben? Missverständnisse in den Zielsprachen eliminieren? Gleichzeitig aber auch dafür sorgen, dass der Übersetzungsprozess vereinfacht wird? Also zum Beispiel Grafiken sprachunabhängig machen, ohne den Informationsgehalt zu verringern? Insgesamt möchten Sie Übersetzungskosten sparen?

 

Unsere Antwort

Wir überprüfen Ihre Texte und liefern Ihnen im Prüfbericht eine Vorgabe für die Umsetzung.

Und sollten Ihre Texte komplett neu aufzusetzen sein – mit ARAKonzept würden wir Ihnen Folgendes vorschlagen:

  • Textumfang reduzieren – selbstverständlich bei gleichbleibendem Inhalt
  • Modularisieren des Textes und Wiederverwenden der Textbausteine
  • Texte bearbeiten, sodass sie einfach zu übersetzen sind
  • Grafiken sinnvoll textfrei gestalten
  • Terminologie sytematisieren

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Von Word weg

Ihre Fragen zu "von Word weg"

Sie arbeiten mit Word, müssen aber in Zukunft Anforderungen bedienen, für die die Funktionen von Word nicht ausreichen oder deren Umsetzung problematisch werden könnte? Zum Beispiel müssen Sie eine Hilfe oder andere Online-Formate liefern? Oder wäre es sinnvoll, Bausteine wiederverwenden zu können? Macht der Umfang Ihrer Dokumente in Word Probleme?

 

Unsere Antwort

Wir bieten Ihnen Folgendes an:

  • Sie beschreiben, wie Sie aktuell arbeiten und warum Sie eine Änderung erwägen – wir hören Ihnen zu.
  • In vielen Fällen können wir uns bereits in einem Gespräch eine Meinung bilden, welches Tool für Sie infrage kommt.
  • Wir stellen Ihnen die Funktionen geeigneter Tools vor und zeigen die Kosten der Umstellung auf.

Sollten Sie beabsichtigen, nicht nur das Tool zu wechseln, sondern die Dokumentationserstellung insgesamt zu verschlanken, um dadurch Kosten zu sparen: Verwenden Sie für diese Tools unsere ARAKonzept-Vorkonfigurationen.

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Qualität steigern

Ihre Fragen zur Steigerung der Qualität

Sie sind nicht sicher, ob Ihre Dokumentation alle rechtlichen Anforderungen erfüllt? Ihre Kunden sind mit der Dokumentation nicht zufrieden? Sie erhalten viele Rückfragen zu Ihren Produkten? Ihre Dokumentation wird vom Anwender nicht verwendet? Die Übersetzungskosten sind zu hoch?

 

Unsere Antwort

Sie benötigen auf jeden Fall eine funktionierende Produktdokumentation. Dokumente, die "funktionieren", erfüllen ihren Zweck:

  • Sie befähigen den Anwender, das Produkt optimal zu verwenden.
  • Sie stellen sicher, dass der Anwender weiß, welche Wartungsarbeiten wann erledigt werden müssen.
  • Sie erfüllen selbstverständlich einschlägige Normen und Richtlinienanforderungen, z. B. Maschinenrichtlinie, EMV-Richtline, ATEX-Richtlinie.

Und sie sind so aufgebaut, dass der Anwender die notwendige Information schnell findet und nicht nach langem Suchen entnervt doch den Service anruft.

Um dies zu erreichen, benötigen Sie auf alle Fälle:

  • einen Redaktionsleitfaden, der die Vorgaben für methodisch strukturierte Dokumente liefert, und die rechtlichen und normativen Rahmenbedingungen für Ihre Dokumente nennt,
  • Terminologievorgaben, die zu einer klaren und eindeutigen Kommunikation mit dem Kunden beitragen.

Idealerweise unterstützen Sie die Tools, mit denen Sie Ihre Dokumente erstellen, auch dadurch, dass

  • der Redaktionsleitfaden beim Arbeiten wie eine kontextsensitive Hilfe immer passend zur Verfügung steht,
  • die Terminologie- und Sprachkonsistenz automatisiert sicher gestellt wird.

Was wir für Sie tun können:

  • Musterdokumente erstellen, die alle Anforderungen erfüllen
  • den Redaktionsleitfaden mit Ihnen gemeinsam erarbeiten
  • die Terminologie mit Ihnen gemeinsam erarbeiten und in entsprechenden Tools zur Verfügung stellen
  • Sie schulen, sodass Sie selbst solche Dokumente sicher erstellen können.

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