Bedeutung der Einführung eines Redaktionssystems

Sie wollen Ihre technische Redaktion durch Anschaffung eines neuen Redaktionssystems optimieren? Cross-Media-Publishing und effizientes Übersetzungsmanagement sind notwendig? Sie suchen ein Document-Management-System (DMS), das mit dem Chaos in Ihrer Datenablage aufräumt? Dann finden Sie hier die Lösungen Ihrer Probleme:


Warum ein Redaktionssystem?

In den meisten Technischen Redaktionen wird die Dokumentation noch mit DTP-Werkzeugen, Help Authoring Tools oder auch Kombinationen aus beiden erstellt. Die Übersetzungen werden mit Hilfe von externen Übersetzungsbüros erstellt, die die fertig übersetzten und layouteten Dokumente wieder zurückliefern.

In einigen Fällen ist dieser Weg auch heute noch der richtige, vielfach müssen sich die Redaktionen aber neuen Herausforderungen stellen, die mit diesen Mitteln nicht mehr adäquat gemeistert werden können.

Redaktionssysteme versprechen die Lösung aller Probleme. Mit vielen technischen Features und Funktionen ausgestattet, bieten sie Lösungen für alle denkbaren Fälle. Doch welches ist das richtige System für Ihren konkreten Fall?

Welche Anforderungen werden gestellt?

Die Technischen Redaktionen sehen sich heute mit den folgenden Anforderungen konfrontiert:

  • Die Dokumentation muss immer schneller fertig gestellt werden, da sich die Produktzyklen beschleunigen.
  • Die Dokumentation muss über einen langen Zeitraum hinweg verfügbar sein und auch nach vielen Jahren noch gepflegt werden können.
  • Die Variantenvielfalt nimmt zu.
  • Die Dokumentation muss in immer mehr Sprachen geliefert werden.
  • Die Dokumentation muss als gedrucktes Dokument, als PDF-Dokument, als Online-Hilfe und im Web verfügbar gemacht werden.
  • Daten in den Dokumenten sollen direkt aus SAP oder anderen Systemen übernommen werden.
  • Die Dokumentation soll genau das vom Kunden bestellte Produkt beschreiben. Alternative Varianten des Produkts sollen in der Dokumentation nicht auftauchen.

 

Egal, in welcher Kombination diese Anforderungen vorliegen, eine Forderung ist immer mit dabei – die Dokumentation darf nicht mehr kosten oder muss sogar billiger werden!

Welche Konsequenzen hat eine Einführung?

Das Einführen eines Redaktionssystems ist nicht nur die Einführung eines neuen Tools – es geht weit darüber hinaus.

Die wesentliche Neuerung besteht darin, dass das System die Modularisierung der Dokumente in wiederverwendbaren Einheiten erlaubt und dieses Potenzial auch genutzt werden muss, wenn die Erstellungs- und Übersetzungskosten durch Wiederverwendung von Komponenten verringert werden sollen. Dies bedeutet, dass die Dokumente modularisiert werden müssen – und zwar systematisch, um einen lohnenden Wiederverwendungsgrad zu erzielen. Damit ändert sich die Dokumentstruktur und auch die Arbeitsweise des Redakteurs.

Außerdem ändern sich Arbeitsabläufe, und auch die Arbeitsweise der Übersetzer muss angepasst werden.

Die folgenden prinzipiellen Änderungen kommen auf Redakteur und Übersetzer zu:

  • Der Blick auf das Dokument ändert sich. Ein Redakteur bearbeitet in Zukunft oft nicht mehr ein einzelnes Handbuch, sondern er erstellt Informationsmodule, die in verschiedenen Publikationen genutzt werden.
  • Der Redakteur kann das Layout nicht mehr beeinflussen, was ihm bisher vielleicht wesentlich erschien.
  • Die Aufgaben, die ein Mitarbeiter zu erledigen hat, werden möglicherweise durch ein ins System integriertes Workflowsystem verteilt und nicht mehr persönlich weitergereicht.
  • Übersetzer erhalten nicht mehr ganze Bücher, sondern ebenfalls Informationsmodule.

 

Es ändert sich also nicht nur die Technik, sondern die gesamte Arbeitsweise der Redaktion wird verändert. Der ganze Bereich muss dann reorganisiert und angepasst werden.

Die Konsequenz daraus ist, dass Systemeinführungen nicht nur an der Technik scheitern können, sie können auch an den inneren Widerständen der Mitarbeiter scheitern.

Damit nun aber das ganze Projekt zu einem erfolgreichen Abschluss gebracht werden kann, muss die Einführung des Systems nach einem klaren Plan erfolgen, der sowohl die Technik als auch den Menschen im Auge behält. Der komplette Weg bis zum produktiven Einsatz des Systems muss von Anfang an berücksichtigt werden.

Welche Ergebnisse liefert unsere Beratung?

Unsere Beratung liefert Ihnen:

  • zügige Einführung des für Sie optimalen Systems
  • Fachkenntnisse in den Bereichen XML/SGML, Cross-Media-Publishing, automatisches Publizieren, Übersetzungstechnologie etc.
  • wichtige Entscheidungskriterien
  • globale Marktkenntnisse
  • zielgerichtetes Projektmanagement

Worauf basiert unsere Beratung?

Unsere Beratung und die damit verbundenen Konzepte basieren auf:

  • intensiver Kenntnis des gesamten Systemspektrums (DMS, CMS, DTP, Grafik, TM etc.)
  • langjähriger Erfahrung mit der Konzeption und Einführung von Redaktionssystemen und CMS
  • langjähriger Erfahrung in den Bereichen Technische Dokumentation und Marketing-Kommunikation von Industrieunternehmen

Wie gehen wir bei unserer Beratung vor?

Unser gemeinsamer Weg zur richtigen Lösung:

  • Analyse der Wirtschaftlichkeit
  • Budget gemeinsam planen und Management überzeugen
  • Projektdefinition erfassen (Lastenheft und Migrationsstrategie)
  • System auswählen und Pilotprojekt starten –
  • Weg zur Systementscheidung und genaue Vorstellungen der notwendigen Anpassungen +
  • Muster für die Restrukturierung der Dokumentation
  • Umsetzung und Einführung des Systems und komplette Reorganisation der Abteilung